Se realizada uma primeira análise, ainda de caráter superficial, acerca do disposto no art. 8º do Decreto (federal) nº 3.931/01 (transcrito abaixo) c/c o art. 6º, XII, da Lei 8.666/93, verificar-se-á uma certa limitação à abrangência da Ata de Registro de Preços.

Art. 8º  A Ata de Registro de Preços, durante sua vigência, poderá ser utilizada por qualquer órgão ou entidade da Administração que não tenha participado do certame licitatório, mediante prévia consulta ao órgão gerenciador, desde que devidamente comprovada a vantagem.

A Lei 8.666/93 ao definir a expressão "Administração" cuidou de estabelecer distinção em relação ao termo "Administração Pública", conferindo à primeira, extensão de menor abrangência do que a segunda. Depreende-se, portanto, que a palavra "Administração", empregada no art. 8º em comento, permitiria que a Ata de Registro de Preços somente fosse utilizada pelo órgão, entidade ou unidade que estivesse dentro da estrutura administrativa do órgão gerenciador. Ocorre que, se levado a efeito esse entendimento, a redação do art. 8º apresentaria incoerência inexplicável ao referir-se à frase: "... qualquer órgão ou entidade da Administração". Ora, se o termo "Administração" é limitado, sendo ele o próprio órgão, entidade ou unidade administrativa, como poderia então abranger outros órgãos ou entidades?

Logicamente, a interpretação literal do art. 8º, caput, c/c o inciso XII do art. 6º da Lei 8.666/93, ficaria prejudicada, restando, pois, a interpretação sistemática e lógica, que buscam harmonizar o dispositivo da norma em face de todo o sistema jurídico, além de reconstituir o pensamento do legislador que melhor atenda ao interesse público.

Nesse diapasão, não caberia outra conclusão senão a de que a extensão da Ata de Registro de Preços deveria alcançar outros órgãos, entidades ou unidades administrativas pertencentes à Administração Pública.

Se a abrangência da Ata de Registro de Preços produz à atividade administrativa maior celeridade, economicidade e, portanto, eficiência, a disposição normativa deve ser interpretada de forma "extensiva", ampliando-se o sentido do texto, permitindo, destarte, que a Ata seja utilizada por qualquer órgão, entidade ou unidade da administração direta e indireta da União, Estados, Distrito Federal e Municípios, inclusive a entidades com personalidade jurídica de direito privado sob o controle do poder público e das fundações por ele instituídas ou mantidas. A Ata deve estender-se, ainda, às pessoas jurídicas de direito privado que utilizem, ainda que em caráter temporário, recursos advindos do poder público.

A visão extensiva da utilização do SRP já havia sido contemplada na Lei Federal nº 10.191/2001 (art. 2º), permitindo que as Atas de Registros de Preços para compras de materiais hospitalares, inseticidas, drogas, vacinas, insumos farmacêuticos, medicamentos e outros insumos estratégicos, realizada pelo Ministério da Saúde e órgãos vinculados, fossem utilizadas pelos Estados, o Distrito Federal e Municípios, bem como as respectivas autarquias, fundações e demais órgãos vinculados, desde que expressamente prevista esta possibilidade no edital da licitação.

Portanto, antes mesmo de iniciar a discussão sobre a "polêmica" abrangência da Ata de Registro de Preços, a Lei 10.191 já antecipava os efeitos benéficos da extensão do RP à Administração Pública, como um todo. Mesmo porque, a aderência à Ata pela administração, supre o moroso, custoso e complexo procedimento licitatório; vale dizer que o órgão que aderir e beneficiar-se da Ata de Registro de Preços não necessitará mobilizar a pesada máquina administrativa para a aquisição de bens ou a contratação de serviços, aproveitando-se do preço já obtido pelo órgão gerenciador da Ata.

Ademais, os obstáculos e litígios próprios do certame licitatório estarão superados. Outro elemento que chama a atenção é o fato de que a administração, mesmo que adquira quantidade pequena em relação ao volume registrado na ata, será favorecida com o mesmo preço obtido no certame, considerada a economia de escala, ou seja, a administração pagará por uma pequena quantidade, o mesmo preço ofertado para uma grande quantidade.

O recente Decreto paulista nº 51.809, de 16 de maio de 2007, que alterou a norma estadual de Registro de Preços (Decreto nº 47.945/03), trouxe importante e esclarecedora disposição acerca da extensão da Ata.

"art. 15A - ...
(...)
§ 3º - Poderão igualmente utilizar-se da Ata de Registro de Preços, mediante prévia consulta ao Órgão Gerenciador, outros entes e entidades da Administração Pública, desde que observadas as condições estabelecidas nos §§ 1º e 2º deste artigo.

Artigo 15B - Os órgãos e entidades da Administração estadual poderão utilizar-se de Atas de Registros de Preços realizadas pela União, Distrito Federal, outros Estados e Municípios, desde que demonstrada a vantagem econômica em tal adesão comparativamente aos preços registrados no Sistema Integrado de Informações Físico-Financeiras - SIAFISICO ou aos praticados no mercado."

Nota-se que a Administração estadual não só disponibilizará os Registros realizados no âmbito do Estado como também poderá utilizar-se de outras e quaisquer Atas de Registros de Preços realizadas pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios.

Por oportuno, cumpre apontar três pressupostos para que a administração utilize o Registro de Preços formalizado por outros órgãos:

1º) Caberá ao fornecedor beneficiário da Ata de Registro de Preços, observadas as condições nela estabelecidas, optar pela aceitação ou não do fornecimento, independentemente dos quantitativos registrados em Ata, desde que este fornecimento não prejudique as obrigações anteriormente assumidas. Por conseguinte, o fornecedor poderá recusar-se a fornecer o produto ou prestar o serviço a esta administração "extemporânea", sem que isso gere qualquer punição.

2º) A administração que requisita a utilização da Ata de Registro de Preços a outro órgão (gerenciador), não poderá exceder a 100% dos quantitativos registrados.

3º) A possibilidade de aproveitamento da Ata por outro órgão, entidade ou unidade da Administração Pública, deverá estar prevista no ato convocatório.

Ante o exposto, não resta dúvida que são explícitos os benefícios - tais como celeridade e economicidade na contratação - proporcionados à administração contratante em virtude da utilização de Atas de Registros de Preços realizadas por outros órgãos; sendo assim, não há como negar que, havendo dúvida na interpretação da norma acerca da extensão das Atas de Registros de Preços, impõe-se o sentido extensivo do dispositivo, ampliando-se, e não restringindo-se, o alcance da delimitação.